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Il pacchetto Global Travel Expenses è la soluzione per fronteggiare tutte le esigenze legate ad una missione. Consente la gestione dei flussi di autorizzazione garantendo l’attivazione dei diversi attori coinvolti e la trasparenza dell'iter per ogni utente, che in qualsiasi momento, potrà avere la visibilità dello stato di avanzamento dei due processi riguardanti una missione (Gestione trasferte e Redicontazione Note Spese). Si propone pertanto come una applicazione di workflow management, da un lato volta a snellire i percorsi di validazione, autorizzazione e pagamenti, dall’altro volta a migliorare i controlli e ad automatizzare le attribuzioni contabili/rimborsi.

L’automatizzazione dell'iter della missione parte dalla gestione della richiesta di trasferta e coinvolge vari attori per l’espletamento di tutte le attività necessarie che sono: compilazione del modulo richiesta da parte del dipendente; approvazione da parte del Responsabile; prenotazione dei titoli di viaggio e degli alberghi da parte dell’addetto all’ufficio Viaggi; erogazione degli anticipi dell'addetto all’ufficio Cassa.

Nel caso delle Note Spese, durante la compilazione si può fare riferimento ad una richiesta di trasferta precedentemente compilata, in modo da riportare in automatico i dati significativi della trasferta (tutte le prenotazioni titoli di viaggio e alberghiere, anticipi).
Vengono inoltre gestite varie operazioni tra cui quelle di cambio per le spese effettuate in divisa estera e i controlli di congruenza con tabelle di massimali fiscali e aziendali. Il sistema poi garantisce che il controllo venga svolto da tutte le figure aziendali coinvolte che, nel loro insieme, caratterizzano il flusso di approvazione della Nota Spese (dalla compilazione del modulo Nota Spese da parte del dipendente, all’approvazione da parte del Responsabile, al controllo da parte dell’addetto all’ufficio Amministrazione ed infiine alla liquidazione della Nota Spese).

Vantaggi
- riduzione della documentazione cartacea circolante
- semplificazione e automatizzazione del processo di autorizzazione
- facilità nel processo di richiesta titoli di viaggio consentendo all’utente una maggiore autonomia nella richiesta di trasferta
- centralizzazione dei fornitori convenzionati (alberghi, noleggio auto, ecc.)
- ottimizzazione, semplificazione e velocizzazione della gestione amministrativa delle Note Spese attraverso l'automatismo del processo di pagamento
- fornitura ai manager responsabili di strumenti automatizzati per un efficace controllo delle spese dei collaboratori (Travel Policy e Massimali Fiscali)
- determinazione delle indennità di trasferta riconosciute al dipendente in caso di missione (Utenti di Sede)
- produzione di rapporti statistici mirati

Caratteristiche
- Compilazione e gestione del flusso di autorizzazione delle richieste di trasferta
- Compilazione e gestione del flusso di approvazione delle note spese
- Ripartizione contabile per centro di costo e commessa (CO.GE, CO.AN)
- Gestione pagamenti rimborsi per spese imponibili e non (Bonifici, GEPE)
- Gestione delle Travel Policy fiscali e aziendali
- Gestione degli Anticipi
- Controllo incrociato e automatico tra estratto conto relativo alle spese effettuate con carta di credito e voci della Nota Spese
- Controllo incrociato e automatico tra estratto conto agenzia viaggi e spese prepagate (aereo, treno e nave)
- Controllo incrociato e automatico tra estratto conto cassa (banca) e anticipi erogati
- Gestione integrata della procedura per il calcolo delle indennità di trasferta
- Creazione di report statistici
- Presenza dei moduli:

• GTE-01 Nota Spese (Base)
  

- Compilazione e gestione del flusso di approvazione e controllo delle note spese
- Gestione delle Travel Policy fiscali e aziendali
- Ripartizione contabili
- Gestione pagamenti rimborsi per spese imponibili e non

• GTE-02 Richiesta di Trasferta
  

- Compilazione e gestione del flusso di autorizzazione delle richieste di trasferta
- Gestione prenotazioni titoli di viaggio e alberghiere
- Gestione erogazione anticipi in divisa
- Gestione fornitori convenzionati (Alberghi, Noleggio Auto, ecc)

• GTE-03 Statistiche
  

- Report statistici sulle spese effettuate per Viaggiatore, Divisione, Area, centro di costo

• GTE-04 Match Carta di Credito
  

- Controllo incrociato e automatico tra estratto conto relativo alle spese effettuate con carta di credito e voci della nota spese

• GTE-05 Match Agenzia Viaggi
  

- Controllo incrociato e automatico tra estratto conto, agenzia viaggi e spese prepagate (Aereo, Treno e Nave)

• GTE-06 Match Anticipi
  

- Controllo incrociato e automatico tra estratto conto cassa (banca) e anticipi erogati

• GTE-07
  

- Gestione del calcolo indennità di trasferta ricosciute al dipendente di Sede in caso di missione