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La soluzione copre in maniera completa tutti gli aspetti del processo di gestione della flotta aziendale. Il sistema è suddiviso in due componenti, la prima che copre gli aspetti gestionaliveri e propri e la seconda che contempla sia una sezione di reportisticache una sezione a valore aggiunto per permettere l’attuazione di what if specifici, in modo da simulare scenari finalizzati al cost saving dei contratti di noleggio. Sono previsti una serie di indicatori per tenere sotto controllo i livelli di emissione di Co2.
Per garantire una maggiore fruibilità del sistema è possibile accedere alla piattaforma via browser per gli utenti finali.

Per ognuna delle due componenti ecco le caratteristiche di dettaglio.

Componente gestionale
Tale componente comprende tutte le funzionalità per la gestione dell’assegnazione del parco auto ai dipendenti e per la registrazione di documenti contrattuali relativi ai fornitori del noleggio auto.
Di seguito vengono riepilogate le caratteristiche funzionali di dettaglio.

• Anagrafica del parco auto
  

Ogni autovettura prima dell’assegnazione ad ogni dipendente deve essere caricata nell’apposita anagrafica. Le informazioni registrate riguardano i dettagli del modello auto e le caratteristiche del contratto, come la durata ed i Km previsti. Tale gestione comprende tutte le voci di costo cui si articola il noleggio dell’ auto, in particolare gli elementi del TCO che vengono presi in esame sono:

· Canone finanziario
· Canone Servizi
· Assicurazione
· Carburante
· La fee di gestione della flotta per il fornitore
· La Kasko
· Il costo del bollo auto

Ovviamente tali voci sono parametrizzabili in modo da utilizzare solo quelle di interesse e relative alla tipologia di noleggio a lungo termine in gestione.

• Interfacciamento anagrafica utenti
  

Il sistema prevede la gestione di un’anagrafica utenti autonoma ma, per evitare ridondanze, è predisposto per l’aggancio all’anagrafica centralizzata che potrà essere eseguito o attraverso un puntamento ad   un DBMS specifico, contenente tutti i dati anagrafici (la qualifica, il centro di costo, la matricola, ecc..) o, in alternativa, attraverso un processo di importazione file contente i dati anagrafici. Queste modalità sono personalizzabili a secondo delle necessità dei clienti.

• Assegnazione della vettura
  

Una volta registrata la vettura è possibile procedere all’assegnazione della stessa al dipendente
Il sistema prevede la possibilità che una stessa vettura possa essere assegnata anche a più dipendenti, in particolare nelle situazioni in cui ci sia un passaggio di una vettura da un primo dipendente ad un successivo per interruzione del rapporto o altre situazioni. In tale scenario viene riportato, per ogni assegnazione interrotta, il numero di km iniziali e quello finale.
E’ inoltre previsto che uno stesso dipendente possa avere assegnate più di un’auto relativamente alla sedi aziendali.

• Archiviazione contratti
  

Il sistema contempla la possibilità  per ogni fornitore del noleggio di poter registrare files in formato pdf corrispondenti ad eventuali contratti di noleggio o di registrare le fatture passive che saranno inviate dallo stesso fornitore, costituendo di fatto un vero e proprio archivio dei rapporti con i fornitori.

• Fringe-Benefit
  

In quest’ambito, il sistema permette di importare il file annuale ACI sia per la motorizzazione a gasolio che a benzina. A seguito del processo di importazione sarà possibile assegnare manualmente, per ogni autovettura del parco, il fringe benefit corrispondente e dal quale ricavare la quota fiscale a carico del dipendente. Oltre al calcolo, in base alle esigenze,  il sistema puo’ consentire ad esempio anche la  registrazione, per ogni dipendente cui è stata assegnata l’auto, della quota fiscale, a partire dalla quale sarà possibile eseguire una stampa del movimento il cui layout corrisponderà ad una vera e propria   fattura attiva. L’insieme delle registrazioni costituiranno un fac-simile di registro IVA. In ogni caso la numerazione delle fatture e la data saranno indipendenti dall’ERP centrale. In sede di avviamento di progetto le modalità di interazione ed eventuali logiche applicative saranno certificate con la divisione che se ne occupa, ad es.  con la Divisione Finance del Cliente.

Componente di analisi e reportistica
Questa seconda componente racchiude tutte le funzionalità di reportistica avanzata, presentando anche indicatori visivi che possano evidenziare le situazioni anomale: soglie di costo, livelli eccessivi di Co2, ecc. Come precisato in precedenza, all’interno di questa componente sono presenti anche le sezioni finalizzate al cost saving che consentono la simulazione di scenari per il rinnovo dei contratti.
Una prima serie di indicatori fornisce un quadro di sintesi del parco auto in gestione, riportando la distribuzione suddivisa per marca e, per ognuna di esse, la corrispondente emissione media del Co2.
All’interno del cruscotto sono disponibili i filtri per selezionare le auto corrispondenti ad ognuna delle fasce di qualifica del personale cui sono assegnate le auto.

• Indicatori sulle componenti del TCO per il cost saving
  

Questa primo pannello previsionale fornisce la possibilità di simulare, in termini percentuale, le riduzioni di ogni componente del TCO riportando gli effetti di tali riduzioni sul costo globale mensile.
Gli elementi del TCO che vengono presi in esame sono:
· Canone finanziario
· Canone Servizi
· Assicurazione
· Carburante
· La fee di gestione della flotta per il fornitore GE
· La Kasko
· Il costo del bollo auto

Questo pannello, attraverso le simulazioni, consente di indirizzare le eventuali politiche di ricontrattazione delle condizioni con i fornitori sugli elementi che maggiormente impattano sul costo globale.
Tale analisi può spingersi anche sulla singola auto, anche se gli effetti più significativi si avranno attraverso le simulazioni che riguarderanno la qualifica dei dipendenti, poiché in tal caso potranno essere valutate anche politiche di stimoli o incentivi ai dipendenti stessi.

• Indicatori di distribuzione del cost saving
  

Questa sezione di indicatori deriva dall’esigenza di poter simulare la sostituzione delle auto in scadenza con i nuovi modelli in uscita sul mercato, al fine di ottenere un cost saving che potrebbe derivare in buona parte dal saving sul carburante, per le caratteristiche dei nuovi modelli.
Più in generale, questa importante sezione, consente di inserire i principali parametri di un modello auto, come le emissioni di Co2, il numero di Km per litro, in modo da poter eseguire un confronto con i valori medi delle auto a parco.
L’analisi può spingersi anche fino al confronto diretto per la singola auto, altrimenti un confronto significativo che viene proposto è quello per fascia di qualifica del personale, in modo da individuare per ogni fascia il nuovo modello da acquistare ad ogni scadenza di contratto, proiettando lungo il periodo del contratto: 24, 36, 48 mesi, il cost saving rispetto al costo precedente.
Questa tipologia di indicatore consentirebbe anche di ottenere dei punti di break even su alcuni modelli dal costo a listino inizialmente più alto, rispetto a quelli in flotta, ma che grazie alle caratteristiche sui consumi potrebbe portare ad un punto di break even all’interno della durata del contratto, invertendo l’andamento della linea di costi rispetto alla media o ad un ben preciso modello in scadenza.